Главная / Налоги и выплаты / Путевой лист: бланк, образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Путевой лист — документ, необходимый для подтверждения расходов на ГСМ. Без путевого листа затраты на бензин для уменьшения налогооблагаемого дохода списать нельзя.

Путевой лист Бланк

Путевой лист Образец заполнения

Кодекс не требует нормировать расходы на бензин, поэтому их можно признавать в размере фактических затрат. Но надо подтвердить, что эти траты экономически обоснованы. Компания вправе (а не обязана) списывать расходы на бензин по нормам Минтранса, подтвердил Минфин в письме от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875.

Между тем часто путевые листы либо вообще не составляются, либо содержат много ошибок и вызывают претензии со стороны проверяющих. Разберем подробнее, как избежать этого и составить свой идеальный документ.

Бланк путевого листа

Путевой лист оформляется отдельно на каждый автомобиль, на котором ездят сотрудники компании в служебных целях.

Унифицированный бланк путевого листа утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, например путевой лист легкового автомобиля (Форма № 3).

Однако с 1 января 2013 года применение унифицированных форм не является обязательным, поэтому компания вправе сама разработать и утвердить в учетной политике свою форму путевого листа, как и любой другой первички.

Путевой лист легкового автомобиля Форма 3

Путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.

Путевой лист легкового автомобиля действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

В путевом листе легкового автомобиля обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист Бланк

Образец путевого листа

Приведем образец путевого листа. Он максимально простой, но отвечает всем требованиям.

Путевой лист Образец заполнения

Путевой лист: бланк, образец заполнения

Заполнение путевого листа

В путевом листе больше всего реквизитов, от которых нельзя отказаться. Во-первых, в нем должны быть сведения из Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете. Во-вторых — из приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Дефекты в оформлении могут обернуться претензиями как от налоговиков — они снимут расходы на бензин, так и от Гостранснадзора — он оштрафует на 20 тыс. рублей по статье 19.5 КоАП РФ.

Данные о водительском удостоверении можно написать, но если ошибиться, это некритично. Расходы все равно можно списать.

Принципиальным является наличие подробного маршрута и данные о расходе бензина. Формулировки по городу проверяющих не устраивают. Они могут снять расходы, а судьи их поддержат (определение ВАС РФ от 30.08.13 № ВАС-11880/13). Сведения о расходе бензина надо заполнить по показаниям из спидометра. Но если он сломан, можно взять данные навигатора.

Проверяющие из Гостранснадзора интересуют отметки о медосмотрах и номер телефона компании.

Кстати, можно потерять часть расходов по прибыли, если назвать документы о расходе ГСМ не путевыми листами, а актами на списание. Отстаивать расходы по актам придется в суде (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). У налоговиков не будет претензий к расходам, если компания присвоит документу привычное название путевой лист. Но если компания все же хочет оставить акты, безопаснее прописать в учетной политике, что подтверждающим затраты на ГСМ, является именно акт на списание. А в форму стоит включить не только сведения о расходе топлива, но и детализировать маршрут поездки.

Периодичность составления путевого листа

Периодичность составления путевого листа (на день, на декаду, на месяц) определяется самой организацией. Налоговики разрешают выдавать лист и на день, и на месяц. Главное, чтобы данные путевого листа позволяли организовать учет рабочего времени водителя и расхода ГСМ.

Путевой лист и командировочные расходы

После отмены командировочных удостоверений срок деловой поездки подтверждают другие документы, в том числе путевой лист (подп. в п. 2 постановления № 1595).

Если сотрудник едет в другой город на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. К записке надо приложить документы, подтверждающие использование автомобиля, — путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги) и т. п.

Путевой лист для освобождения от НДФЛ

Надо удержать НДФЛ с компенсации сотруднику расходов на топливо, если у компании нет путевого листа и других подтверждающих документов. К такому невыгодному выводу пришел Минфин России в письме от 11.06.2014 № 03-04-05/28243.

Водителям, которые приобретают бензин для служебной машины, компания возмещает расходы на топливо. По общему правилу эти расходы не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Минфин в комментируемом письме сообщил, что для освобождения от НДФЛ необходимы путевой лист и другие документы (кассовые чеки, талоны на бензин и т. п.). Как мы выяснили, в министерстве считают, что выгода у сотрудников возникает также, если чеки на покупку бензина есть, но нет путевого листа. По мнению чиновников, если не оформлен путевой лист, значит, сотрудник ездил по личным делам. А компенсация расходов на топливо — это его доход.

Мы не согласны с Минфином. Отсутствие путевых листов еще не говорит о том, что работник использовал автомобиль для своих нужд. Например, если есть приказ руководителя о направлении в командировку, то этот документ также подтвердит служебный характер поездки. А значит, деньги, выданные на бензин, потрачены в интересах компании. Так считают и судьи (постановление ФАС Московского округа от 08.04.10 № КА-А40/3115-10).

Чтобы избежать споров, безопаснее оформлять путевые листы при любых поездках.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Бухгалтерская отчетность в 2015 году

Бухгалтерская отчетность в 2015 году Бухгалтерская отчетность организации в 2015 году Бухучет ведут все компании. В том числе на упрощенке ...

Заявление о зачете сумм излишне уплаченных страховых взносов ФСС

Заявление о зачете излишне уплаченных страховых взносов ФСС Новый порядок сильно упростил работу бухгалтеров и дал возможность проводить зачет взносов ...

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации

Инспекторам запретили блокировку счета за несдачу декларации ФНС запретила проводить блокировку счета налоговой, если компания не сдаст вовремя квартальную декларацию ...

Календарь бухгалтера на июль 2016

Календарь бухгалтера на июль 2016 Статистическая отчетность по форме № П-1 Организации с численностью более 15 человек (кроме малых и ...